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IV.a E-Mail
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E-Mail hat
die moderne Kommunikation verändert. Nach wie vor stellt E-Mail die
populärste Internetanwendung dar. Nahezu 80% aller europäischen
Internetuser nutzen das World Wide Web zum Versenden von E-Mails. Die
Gründe dafür liegen auf der Hand, die Vorteile des sekundenschnellen
Versendens von Nachrichten, Bildern und Dokumenten sind immens.
Es lohnt sich aber durchaus ein Blick auf die negativen Seiten dieser Kommunikationsform.
Am deutlichsten gemindert wir die Attraktivität des E-Mails durch die
Überflutung mit Spam und durch die schnellballartige Verbreitung von
Computerviren. Diese werden vorzugsweise massenhaft verschickt und
machen bereits fast 40% des gesamten E-Mail-Verkehrs aus. Das Säubern
der E-Mail-Inbox von Spam gehört daher für die meisten E-Mail-Nutzer
mittlerweile zur ärgerlichen, täglichen Routine, durch automatisierte
Lösungen wird das Problem bestenfalls gemildert.
Während diesen grundsätzlichen Schwierigkeiten nur schwer beizukommen
ist, lassen sich andere Nachteile durch den richtigen Einsatz von
E-Mail vermeiden.
Für die schriftliche Kommunikation zwischen zwei Personen (1 zu 1) ist
E-Mail die perfekte Anwendung, für den Austausch von Informationen
innerhalb einer Gruppe, also von mehreren zu mehreren, eignet es sich
nur sehr bedingt.
Abb. 1: Steigerung der Effizienz durch
Einsatz einer Internetplattform (zentrale Strukturierung und
Archivierung) gegenüber E-Mail
So ist es in Gruppendiskussionen per E-Mail unvermeidbar, dass sich
einzelne Gesprächsstränge voneinander abspalten. Manche Beiträge
beziehen sich auf Statements, die von einem anderen Mitglied der Gruppe
schon längst beantwortet wurden, andere lassen sich überhaupt nicht
mehr genau zuordnen. Durch die Aufteilung der einzelnen Beiträge in
verschiedene Nachrichten ist es in weiterer Folge unmöglich, eine
Überblick über die gesamte Diskussion, also alle Beträge in
chronologischer Abfolge und im Kontext zueinander zu erhalten.
Einfaches Beispiel: Man versuche, per E-Mail mit fünf Personen einen gemeinsamen Termin zu vereinbaren.
Immer mehr zum Problem, vor allem für die Arbeit in Projekten, wird die
Unsitte, Informationen möglichst jedem zukommen zu lassen, der nur
irgendwie davon betroffen sein könnte. Der Grund dafür: Es ist ein
leichtes, auf diese Weise Verantwortung abzuschieben: Sie hätten das
wissen müssen, ich hab die Nachricht CC auch an Sie geschickt. Durch
das Versenden eines E-Mails ist die Bringschuld erfüllt, ob die
Nachricht auch wirklich ankommt (d.h. gelesen und verstanden wird), ist
Angelegenheit des Empfängers.
In der Folge landen immer mehr E-Mails in der Inbox, die zwar nicht als
Spam im eigentlichen Sinne bezeichnet werden können, ab einer gewissen
Anzahl aber nicht mehr zu bewältigen sind und daher einfach ignoriert
werden. Der zugedachte Zweck, den Empfänger zu informieren, wird nicht
mehr erfüllt.
Ein wichtiger Teil der Arbeit in Teams ist die gemeinsame Arbeit an
zentralen Dokumenten (Berichten, Artikeln, Tabellen etc.). Auch dafür
wird vielerorts E-Mail eingesetzt. Jemand erstellt einen ersten
Entwurf, schickt ihn weiter, ein anderer ergänzt, ein dritter
korrigiert und der nächste kommentiert was genau, das ist ab diesem
Zeitpunkt allerdings meistens nicht mehr klar. Es ist nahezu unmöglich,
wirksam die verschiedenen Versionen zu verwalten und sicherzustellen,
dass jedes Teammitglied auf die jeweils aktuellste Version zugreift.
Weiters bringt es das Versenden von Dokumenten per E-Mail mit sich,
dass jeder Empfänger selbst für das Ablegen, Ordnen und Sichern der
Dokumente verantwortlich ist. Damit ist ein nicht zu unterschätzender
Arbeitsaufwand verbunden, der redundant jedes einzelne Gruppenmitglied
trifft. Ein zentrales Ablagesystem kann hier sehr effektive
Unterstützung leisten (
Kapitel IV.b).
Als letzter Punkt sei noch erwähnt, dass die meisten E-Mails
unverschlüsselt verschickt werden und eine Nachricht daher auf jedem
Rechner, den sie passiert, gelesen werden kann. Umgelegt auf die
klassische Post entsprechen E-Mails daher Postkarten und nicht in
Kuverts verschlossenen Briefen.
Die hier geschilderten Nachteile der Arbeit mit E-Mail führen es mit
sich, dass die Akzeptanz dafür im professionellen Einsatz immer
geringer wird. Das Hauptziel ist mittlerweile die Reduktion der Menge
an erhaltenen Nachrichten auf ein erträgliches Maß, der richtige
Einsatz des Instruments E-Mail kann dabei einen wichtigen Beitrag
leisten.
Vollständiger Artikel zum Download:
Neue Wege im Netz (PDF, 350kB)
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